Una figura vale diez mil palabras.
Proverbio Chino.
En el ámbito empresarial, cada día es más necesaria para nosotros la presentación de informes que reflejen la actividad y situación financiera de las empresas. De la misma manera, cada vez son más las personas que quieren conocer estos resultados e involucrarse en ellos, con el fin de conocer el acontecer y la tendencia del acontecer de la entidad con la que se involucran o con la que mantienen relaciones comerciales.
Anteriormente, la presentación de dicha información era una actividad delegada a los especialistas en el área financiera o contable; sin embargo, los ejecutivos de vanguardia debemos estar capacitados para hacer este tipo de presentaciones con el fin de reportar los resultados de la actividad de nuestras representadas o conseguir la asignación de un presupuesto. Independientemente del fin a alcanzar o los resultados, las presentaciones financieras requieren de que sigamos ciertas estrategias para que sean un éxito.
Los Sistemas Informáticos de Apoyo. La mayoría de los ejecutivos actuales se apoyan en los sistémas informáticos de vanguardia, mismos que ofrecen una cantidad incomparable de apoyos para una presentación vistosa. Sin embargo, antes de comenzar a crear una presentación de este tipo, vale la pena analizar los siguientes factores: Tipo de sistema, versión, disponibilidad del equipo a utilizar, lugar de la presentación y visibilidad.
Cantidad de Información. Informe de Cantidades. Cuando se trata de resultados, menos es más. Siempre es más recomendable incluir solo la información relevante; la que lleva al resultado final y trascendente para los escuchas. La mayoría de las personas solo están interesadas en la meta final y no tanto en el camino. Sin embargo, es siempre recomendable contar con la información básica y de origen para cualquier cuestionamiento adicional. Por otra parte, es importante considerar un valor de referencia para las cantidades a exponer, dependiendo del tipo de público y los montos a manejar; podría ser que los centavos o incluso los miles resulten excesivos. Por otra parte, es importante considerar que en caso de utilizar una moneda extranjera, también se incluya la información en moneda nacional en una columna aparte. Cuando los conceptos resulten demasiado complejos, o se trate de siglas, vale la pena incluir en la parte inferior un pequeño glosario que detalle dicha información, misma que no será necesario leer.
Transiciones y Fondos. A pesar de que los sistemas informáticos incluyen gran variedad de transiciones animadas y fondos con gran colorido, en el caso de las presentaciones financieras, lo más recomendable es abstenerse de abusar de dichas virtudes informáticas. Por otra parte, los fondos con dibujos animados o fotografías dinámicas no son lo más adecuado para un informe financiero. Se recomienda una imagen uniforme para todas las diapositivas.
Colores y Gráficas. Cuando se trata de una presentación financiera, se recomienda el uso de colores neutros y fríos. Un fondo azul marino con letras en color blanco; fondo negro con tipografía gris claro; fondo gris claro con tipografía azul marino. No son recomendables las tipografías y fondos en colores rojo, verde, azul claro o cyan y rosa o magenta. En el caso de las gráficas, es importante considerar en qué casos es realmente relevante el uso de las mismas y si las mismas pueden sustituir las cifras, en cuyo caso siempre será mucho más recomendable una gráfica.
Folletos para la Audiencia. Es mucho más recomendable presentar el informe leyéndolo de un documento escrito, no de la pantalla. De esta manera, nuestra voz se dirigirá a la audiencia y no a la proyección. Si es posible entregar un resumen de la presentación por escrito a la audiencia, se logrará una mayor comprensión. Solo en caso de que sea un informe extenso se recomienda entragar poco a poco la información para evitar distracciones.
La presentación de cifras es un arte que, bien llevado a cabo por un nosotros puede cambiar totalmente un resultado exitoso. ¡Vale la pena estar capacitado!
LUIS CANO 